Seznamování s předpisy

Upozornění: Aplikace není součástí standardní nabídky, pokud o ni máte zájem, kontaktujte prosím uživatelskou podporu na adrese vsemis@fi.muni.cz.

Aplikace je přístupná všem osobám přihlášeným do IS VŠEM a v ucelené formě nabízí přehled předpisů, s kterými by měla být daná osoba obeznámena. Své obeznámení s předpisy potvrdí tlačítkem „S obsahem dokumentu jsem se seznámil/a a porozuměl/a jsem jeho obsahu“. Obeznámení je možné potvrdit až po otevření konkrétního přiloženého předpisu. Správce předpisu pak přehledně vidí, které osoby se již s dokumenty seznámily a které své obeznámení dosud nepotvrdily. Všechny relevantní předpisy, ať již přečtené či nepřečtené, zůstávají uživatelům přístupné také pro pozdější prostudování.

Osobám, které se mají s předpisem seznámit, je zasílán upozorňující e-mail. Celkem jsou jedné osobě odeslány maximálně tři upozorňující e-maily. Pokud daný uživatel ani tak nestihne potvrdit seznámení s obsahem dokumentu, je na tuto skutečnost upozorněn správce daného předpisu. Ten může obnovit zasílání upozorňujících e-mailů nebo podniknout jiné kroky k nápravě.

Aplikace využívá Skupiny osob v IS VŠEM. To znamená, že jakmile nastoupí například nový zaměstnanec, jsou mu automaticky zaslány všechny předpisy, se kterými se má seznámit dle příslušnosti k určité skupině osob. Obdobně v případě návratu ženy z mateřské dovolené jsou jí zaslány všechny předpisy, u kterých doposud nepotvrdila seznámení.

Správcem předpisu se může stát jakákoliv osoba, které je přiděleno právo t_predpisy na pracoviště (celá škola, fakulta, jiná součást nebo pracoviště).

Správce má právo do aplikace zařadit předpis, který je vložen kdekoliv v dokumentovém serveru IS VŠEM. Odkaz na soubor vkládá buď přímo formou URL nebo přes symbol lupy a vyhledáním v IS VŠEM.

Správce dále vybere skupinu nebo skupiny osob, které mají být s předpisem obeznámeny, a zadá lhůtu pro potvrzení.

Pokud je správcem vyplněna anglická varianta předpisu, nabízí se tato verze defaultně uživatelům, kteří mají přepnuto systém do anglického jazyka.

Systém každý den kontroluje, zda jsou všechny soubory obeznamovaným osobám přístupné. Pokud je zjištěn problém, je automatickým emailem informován správce daného předpisu, aby sjednal nápravu. Může se stát, že soubor s předpisem byl vymazán nebo přesunut. Správce má v takovém případě dvě možnosti řešení:

1. Předpis označí atributem „Vyřazeno“. Takový předpis se již nikomu nenabízí k potvrzení a neobjevuje se obeznamovaným osobám ani v seznamu předpisů. Správci je předpis i se seznamem obeznámených osob i nadále dostupný.
2. Změní soubor nebo umístění souboru a obeznamování bude pokračovat. Osoby, které již dříve potvrdily seznámení s předpisem, již nemusí znovu potvrzovat.

Každá osoba, která má v aplikaci nějaký předpis k přečtení, dostane e-mail s upozorněním. Po obeznamované osobě je požadováno předpis si prostudovat a potvrdit obeznámení s dokumentem. To vše v lhůtě stanovené správcem předpisu.

Vždy se posílají maximálně 3 e-maily s výzvami. První zpráva se posílá při zavedení předpisu do aplikace, druhá po uplynutí správcem stanovené lhůty pro nastudování předpisu (pouze v případě, že obeznamovaný dosud přečtení nepotvrdil), třetí po uplynutí další stejné lhůty (pokud obeznamovaný stále nepotvrdil). Pokud obeznamovaný nepotvrdí nastudování předpisu ani po uplynutí 3 lhůt, posílá se informace správci, který předpis do aplikace zařadil. Správce má možnost ručně anulovat záznamy o odeslání výzev, aby se rozesílání e-mailů s upozorněním opět opakovalo.

Pokud má obeznamovaná osoba v aplikaci více předpisů k přečtení, zasílá se výzva k obeznámení s frekvencí nejkratší nastavené lhůty.

Systém každý den automaticky kontroluje, zda všichni správci mají aktivní pracovní zařazení na škole. Pokud ne, je informována uživatelská podpora, která bude iniciovat řešení vzniklého problému.