Pošta

Sledovat poštu je povinné, e-mailem dostáváte např. důležité zprávy od vedení fakulty či školy. Upozornění na novou zprávu je zobrazeno na titulní straně IS VŠEM. Poštu si také můžete stahovat na domácí počítač nebo přesměrovat do jiné stabilní schránky. Schránku pravidelně vyprazdňujte, při přeplněné schránce vám nelze poštu doručit. Jakou poměrnou část z přidělené kvóty vaše schránka již zabírá, zjistíte v poštovní aplikaci.

Adresa uživatelů IS VŠEM má vždy tvar učo@email.vsem.cz. Tato adresa je funkční i po nastavení přezdívky.

Pro napsání nového dopisu použijte

Do políček Komu:, Kopie: a Skrytá kopie: vložte adresáta či adresáty zprávy. Předmět zprávy vyplňte stručně a výstižně, aby vystihl podstatu či obsah zprávy a příjemce se mohl v seznamu zpráv orientovat. Vepište text zprávy a odešlete tlačítkem „Odeslat“.

Vstupte do poštovní aplikace

Na úvodní stránce poštovní aplikace se zobrazí seznam příchozích zpráv. Zprávu otevřete a přečtete kliknutím na její předmět. Při čtení zpráv se zobrazují ty přílohy, které je rozumné v prohlížeči zobrazovat.

V aplikaci lze editovat stávající a vytvářet nové složky na dopisy

Zprávy lze označit (checkbox) a přečíst jich více naráz, případně je smazat, stáhnout na lokální disk počítače, přesunout do jiné složky apod. Jednotlivé zprávy lze označit hvězdičkou (jako důležité), přidat jim štítek nebo podbarvení. Přes volbu „Správa štítků“ (zobrazuje se v okně při přidávání štítků) si můžete přidat vlastní štítky nebo přejmenovat ty stávající.

Pořadí zpráv ve složce je možné měnit kliknutím na název sloupce, podle kterého chcete zprávy uspořádat, a také lze volit sestupné/vzestupné řazení.

Jména uživatelů IS VŠEM jsou v seznamu pošty zvýrazněná, po kliknutí se zobrazí vizitka s rychlými volbami.

Před jednotlivými dopisy v seznamu zpráv se zobrazují různé příznaky. Jejich význam je:

příznak „T“

Uživatelova e-mailová adresa byla odesílatelem vyplněna v řádku Komu: (To:), tj. pošta byla adresována přímo mně.

příznak „F“

Dopis psaný mnou, tj. má e-mailová adresa je vyplněna v řádku Odesílatel: (From:).

příznak „N“

Uživatel dopis dosud neviděl. V seznamu zpráv je zvýrazněna tučným písmem.

příznak „O“

Uživatel dopis dosud nečetl.

příznak „C“

Uživatelova e-mailová adresa byla odesílatelem vyplněna v řádku Kopie: (Cc:).

příznak „R“

Označuje dopisy, na které uživatel odpovídal nebo je přeposílal.

příznak „D“

Dopis je označený ke smazání (ve webovém rozhraní IS VŠEM se tento příznak nezobrazuje).

Význam příznaku můžete zjistit také podržením myši nad příslušným písmenem.

Rozdíl je patrný po doručení zprávy. Zpráva se doručí všem adresátům uvedeným v kopii i skryté kopii, ale všichni adresáti uvidí pouze osoby uvedené v řádku kopie, nikoli osoby v řádku skrytá kopie.

Ano, před odesláním dopisu z aplikace

ponechte zakliknuté „Při odeslání uložit kopii zprávy do složky Odeslaná pošta“.

V aplikaci

rozbalte nabídku „Složka:“ v levém horním rohu aplikace a vyberte „Odeslaná pošta“, která se tímto zobrazí.

Dopisům přesunutým do koše je nastavena expirace 14 dní, po uplynutí této doby se dopisy automaticky smažou. U zpráv, kterým zbývá do expirace méně než 14 dní, se zobrazuje budík (vedle data přijetí zprávy). Najetím myši na symbol budíku zjistíte, kolik dnů zbývá do expirace zprávy.

V aplikaci

klikněte na „Přidat přílohu“ a soubor např. ve vašem počítači dohledejte. Jakmile potvrdíte výběr souboru, příloha se automaticky načte. Příloha je načtená v okamžiku, kdy se před názvem souboru objeví zaškrtlé políčko. Můžete také přidat nedávno zaslané soubory uložené v Úschovně (po rozkliknutí volby se zobrazí seznam odeslaných příloh, kterým ještě nevypršela lhůta pro expiraci) nebo z IS VŠEM (pouze soubor, který máte právo číst, např. ze studijních materiálů, z Úschovny apod.).

Přílohu můžete z dopisu opět odebrat. Pokud ponecháte políčko před názvem přílohy nezaškrtnuté, příloha se k dopisu při odeslání nepřipojí. (Implicitně je políčko při načtení přílohy zaškrtnuté.)

Všechny přílohy se automaticky ukládají do Úschovny odesílatele (expirují po 30 dnech), dají se proto opakovaně použít (expirace se po odeslání znovu prodlouží na 30 dní). Soubory z IS VŠEM se při odesílání ukládají do Úschovny odesílatele, kde je s nimi nakládáno jako s ostatními soubory (expirace apod.).

Nedoručování zpráv může mít několik příčin:

Přeplněná schránka

Každá schránka má nastavenou kvótu, tj. maximální velikost uložených dat a maximální velikost jedné zprávy. Při překročení kvóty se budou přijímat pouze zprávy administrativního charakteru z IS VŠEM (např. dopis od učitele o výsledku zkoušky), ale pošta ze světa nebo od ostatních uživatelů IS VŠEM nebude doručena.

Zvýšená zátěž poštovního serveru

V době zvýšené zátěže poštovního serveru (např. hromadné obesílání e-mailem) se může stát, že ve frontě čeká i několik tisíc dopisů na zpracování. Zpracovávají se postupně, přičemž přednost mají dopisy menší velikosti (bez příloh). Pokud má odesílatel zvolené ukládání odeslaných zpráv do složky Odeslané pošty, zpráva se sem uloží až po jejím doručení, nikoli při odeslání. O problému je odesílatel informován hlášením při odesílání dopisu.

Chyba na straně poskytovatele adresy pro přeposílání

Doručení hromadných zpráv od učitelů či úředníků můžete zkontrolovat ve své schránce v IS VŠEM ve složce Archivovaná sdělení (K čemu je složka Archivovaná sdělení?). Pokud postrádané zprávy v této složce naleznete, doporučujeme zrušit přeposílání zpráv, případně změnit e-mailovou adresu pro přeposílání.

Informace o kvótách naleznete pomocí odkazů

v sekci Informace o kvótách.

Pomocí adresáře si můžete nadefinovat aliasy pro často používané e-mailové adresy.

Při psaní dopisu vepište jako adresáta alias a použijte Dohledat v: „adresáři“ nebo „zobrazit adresář“ a adresáta vyberte.
Do adresáře se automaticky přidávají i adresy, na které odešlete e-mail (včetně adres mimo IS VŠEM). Tyto adresy se vám pak zobrazují při psaní nového dopisu v našeptávači adres.

Osobě z adresáře můžete psát dopis rovnou – vstupte do

klikněte na alias a otevře se nové okno pro psaní nového dopisu s předvyplněným adresátem.

Použijte:

zadejte zvolenou přezdívku a uložte. Zde můžete později přezdívku i zrušit pomocí volby „Chci smazat přezdívku, nechci ji měnit“.

Přezdívka smí obsahovat pouze písmena a číslice, na velikost písmen se nebere zřetel a nesmí obsahovat českou diakritiku. Musí být alespoň tři znaky dlouhá. Nesmí začínat číslicí.

I na volbu přezdívek se vztahuje pravidlo užití systému o slušném vyjadřování v otevřené komunikaci; správci systému mají právo zrušit přezdívku, jejíž znění odporuje slušnému chování. Není dovoleno záměrně volit přezdívku, která by mohla uvést ostatní uživatele v omyl ohledně Vaší identity.

Vybrat lze pouze takovou přezdívku, kterou dosud nikdo na VŠEM nevlastní. Je vhodné zvolit si přezdívku, která dalším osobám napomůže při vaší identifikaci.

Uvolněnou přezdívku může přijmout další uživatel.

Pro nastavení přeposílání použijte

Do políčka pod „Zprávy přeposílat na adresu:“ vepište novou adresu, kam chcete dopisy přeposílat. Nové nastavení uložte. Pro možnost kontroly doručení důležitých zpráv jsou kopie vybraných zpráv administrativního charakteru uchovávány ve složce Archivovaná sdělení (více v otázce K čemu je složka Archivovaná sdělení?). Ostatní zprávy jsou přesměrovávány a jejich kopie se v IS VŠEM neuchovávají.

Některé poštovní servery, např. gmail.com, používají pro obranu před spamy tzv. Sender Policy Framework (se zkratkou SPF). Princip SPF spočívá v tom, že příjemce dopisu (ve vašem případě např. gmail.com) kontroluje, zda se shoduje adresa odesílatele dopisu s adresou počítače, odkud byl dopis skutečně odeslán. Pokud se neshoduje, může příjemce e-mail odmítnout jako nedoručitelný.

Pokud máte dopisy z IS VŠEM přesměrovány jinam a dopisy pro Vás se odesílateli vrací jako nedoručitelné, je řešením buď zrušení přesměrování pošty z IS VŠEM, nebo změna adresáta e-mailu na serveru posilam-nabidky.cz na cílového xxx@gmail.com (a nikoli na přeposílací mail xxx@email.vsem.cz).

Poštu si můžete stáhnout na počítač jedním z protokolů IMAP nebo POP3. Jejich prostřednictvím lze číst poštovní zprávy, které přicházejí do schránky v IS VŠEM, pomocí programů jako jsou Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird a další. Správa pošty v těchto programech může některým uživatelům vyhovovat více než správa pošty přímo ve webovém prohlížeči.

Prokotol IMAP umožňuje na rozdíl od staršího protokolu POP3 přístup ke zprávám z více počítačů. IMAP nevyžaduje stažení zpráv na lokální počítač, zprávy jsou tak přístupné ze všech počítačů, které používáte. Pomocí IMAPu je možné přistupovat k více složkám v rámci jedné schránky. Ve svém poštovním klientu na počítači tak můžete zároveň vidět Příchozí poštu, Rozepsané zprávy, Odeslané zprávy, Koš a další složky, které v IS VŠEM používáte. Pro správnou synchronizaci vámi vytvořených složek v IS VŠEM doporučujeme dodržovat pojmenování složek bez interpunkčních znamének (tečka, čárka, závorka, ...). IMAP umožňuje také efektivnější přístup ke zprávám, takže stažení např. jen některých příloh je rychlejší i při pomalém připojení.

Pro použití protokolů je potřeba nastavit sekundární heslo v aplikaci

Toto heslo je považováno za méně bezpečné než heslo pro vstup do IS VŠEM (primární), proto je potřeba jej zadat samostatně.

Automatickou odpověď na e-maily, které budou doručeny v době vaší nepřítomnosti, můžete zadat v aplikaci

zde zaškrtněte možnost „Zapnout automatickou odpověď v nepřítomnosti“ a vyplňte povinné položky předmět, zpráva a začátek nepřítomnosti.

V případě dalších příchozích e-mailů od stejného odesilatele bude další odpověď odeslána až po čtyřech dnech. Automatická odpověď nebude též odeslána v případě, že příchozí e-mail byl klasifikován jako SPAM, systémová zpráva či archivovaný e-mail.

Automatické odpovědi nelze využít, pokud máte nastaveno přeposílání e-mailů mimo IS VŠEM.

Použijte libovolného poštovního klienta, který podporuje službu IMAP (nejčastěji jsou to Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird apod.). Některé mobilní telefony a PDA též podporují službu IMAP.

Každý poštovní klient se konfiguruje trochu jinak, obecně je ale potřeba u klienta nastavit:

v nastavení příchozí pošty

Server:	email.vsem.cz
Port:	993
Zabezpečení spojení:	SSL/TLS
Přihlašovací jméno:	učo nebo přezdívka v IS VŠEM
Heslo:	sekundární heslo v IS VŠEM

v nastavení odchozí pošty

Server:	email.vsem.cz
Port:	465
Zabezpečení spojení:	SSL/TLS
Přihlašovací jméno:	ve tvaru učo@IS.VSEM.CZ nebo přezdívka@IS.VSEM.CZ (je nutné dodržet velikost písmen)
Heslo:	sekundární heslo v IS VŠEM

Po úspěšném připojení pravděpodobně budete chtít ještě zvolit, které další složky kromě příchozí pošty synchronizovat mezi poštovním klientem a IS VŠEM. Např. v českém Thunderbirdu 8 se tato funkce jmenuje Správce odebírání a zobrazí se buď kliknutím pravým tlačítkem nad účtem v levém menu nebo ji najdete v menu aplikace Soubor.

Pro odchozí poštu můžete též použít SMTP server svého poskytovatele internetového připojení.

Použijte libovolného poštovního klienta, který podporuje službu POP3 (nejčastěji jsou to Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird apod.). Některé mobilní telefony a PDA též podporují službu POP3.

Každý poštovní klient se konfiguruje trochu jinak, obecně je ale potřeba u klienta nastavit:

v nastavení příchozí pošty

Server:	email.vsem.cz
Port:	995
Zabezpečení spojení:	SSL/TLS
Přihlašovací jméno:	učo nebo přezdívka v IS VŠEM
Heslo:	sekundární heslo v IS VŠEM

v nastavení odchozí pošty

Server:	email.vsem.cz
Port:	465
Zabezpečení spojení:	SSL/TLS
Přihlašovací jméno:	ve tvaru učo@IS.VSEM.CZ nebo přezdívka@IS.VSEM.CZ (je nutné dodržet velikost písmen)
Heslo:	sekundární heslo v IS VŠEM

Pro odchozí poštu můžete též použít SMTP server svého poskytovatele internetového připojení.

Někteří poštovní klienti umožnují ponechávat zprávy na serveru. Tuto volbu nedoporučujeme zapínat, neboť může snadno dojít k zaplnění místa na serveru. Pomocí protokolu POP3 lze stahovat pouze poštu ze složky Příchozí pošta.

Uložit si zprávy ve složce do souboru můžete také přímo z poštovní aplikace v IS VŠEM.

Pod odkazy

můžete uvést e-mailovou adresu SMS brány, kam má být zasláno SMS upozornění, pokud do Vaší schránky na email.vsem.cz přijde nová pošta. Přesný tvar adresy se může i pro uživatele jedné mobilní sítě lišit, proto je nezbytné informovat se u svého operátora. Lze uvést i běžnou adresu elektronické pošty, na kterou se bude upozornění zasílat. Upozornění obsahuje celý text zprávy (kromě některých hlaviček), který však může být (podle typu SMS klienta) zkrácen na požadovaný počet znaků (160 u mobilních telefonů). Při zapnutém přeposílání pošty nejsou zprávy do složky na email.vsem.cz doručovány, a proto není odesíláno ani upozornění.

Vzhledem k charakteru této služby, která je závislá na dostupnosti služeb jednotlivých operátorů, není možné zaručit doručení všech takto odeslaných upozornění.

Spam je nevyžádaná obtěžující pošta. Antispamový systém se ji snaží odhalit a ukládá ji do zvláštní složky Spam + virus, ze které je později automaticky trvale odstraněna. Tuto složku lze promazávat i „ručně“ pomocí voleb pod seznamem spamů.

Protože může dojít k chybné identifikaci (systém považuje za spam zprávu, která je pro vás zajímavá), vypisují se nejnovejší přírůstky ve spamové složce také v titulní stránce poštovní aplikace. Odstraňují se také zprávy se zavirovanou přílohou.

Máte-li nastaveno přeposílání pošty na jinou adresu, antispamová kontrola se neprovádí.

Ve výpisu zpráv ve složce „Spam + virus“ je navíc volba „nahlásit jako chybně rozpoznaný SPAM“, pomocí které přesunete vybrané (označené, neoznačené, všechny) zprávy (chybně rozpoznaný spam) zpět do složky s příchozí poštou a navíc se tyto zprávy zařadí k dalšímu internímu zpracování pro zlepšení kvality antispamového filtru.

Máte-li naopak v seznamu kterékoliv jiné složky zprávu, kterou považujete za spam, přesuňte ji do složky „Spam + virus“ volbou „Nahlásit jako nerozpoznaný SPAM“. Příslušné zprávy (označené, neoznačené, všechny) se přesunou mezi ostatní spamy a zároveň se zařadí k dalšímu vyhodnocení. Přispějete tak ke zpřesnění rozpoznávání spamů spamovým filtrem.

Možnost zablokování adresy konkrétního odesílatele se nachází v aplikaci Pošta pod odkazem „Blokování“. V této aplikaci lze také seznam zablokovaných adres i spravovat. V aplikaci stačí zadat adresu, ze které nechcete již e-maily dostávat a kliknout na „Přidat“.

Odesílatele lze zablokovat i přímo v otevřeném e-mailu.

Po uložení blokované adresy se začnou příchozí dopisy z této adresy řadit do složky Spam + Virus, kde se po jednom měsíci automaticky smažou. Tuto funkci nemohou využít uživatelé, kteří mají svou poštu přesměrovanou na jinou adresu, protože se přesměrovaná pošta nekontroluje ani na spam, ani na blokování.

Blokování funguje jen na konkrétní přesně zapsanou adresu, která se nachází v hlavičce Od (From) přijatého dopisu. Daná osoba Vám tedy může nadále zasílat dopisy z jiné (podobné) e-mailové adresy.

Tato funkce není primárně určena pro řešení příchozího spamu. Spam označujte pomocí volby „Nahlásit jako nerozpoznaný SPAM“.

Ne, v případě zaplnění kvóty se před vrácením nové zprávy k odesílateli jako nedoručené zkusí promazat nejstarší zprávy ve složce „Spam + virus“.

Jste-li zaměstnancem nebo vyučujícím, použijte k odeslání hromadného dopisu odkaz na aplikaci z titulní stránky IS VŠEM

a podle potřeby můžete upravit seznam osob, jimž chcete dopis posílat. Pro důležitá sdělení však doporučujeme využít Vývěsku

Rozesílání hromadných dopisů s přílohami v IS VŠEM není plně podporováno, protože přijímání dopisů s přílohami může způsobovat problémy těm příjemcům, kteří nemají rychlé připojení či dostatečnou kapacitu poštovní schránky nebo mají připojení, ve kterém platí za každý přenesený kilobajt přílohy. Místo přikládání příloh k dopisům proto doporučujeme soubory umístit do IS VŠEM (např. do Studijních materiálů, do agendy Můj web, do Úschovny) a do dopisu přiložit odkaz, aby si na něj uživatel v případě zájmu klikl a soubor či soubory si stáhl.

Pokud se i přesto rozhodnete rozeslat hromadný dopis s přílohou či přílohami, vyberte nejdříve seznam obesílaných osob

Seznam vybraných osob najdete dole na stránce. Pokud chcete seznam dále upravovat, zvolte odkazy v úvodu stránky, pomocí nichž můžete přidat či odebrat osoby ze seznamu nebo vytvořit seznam nový. Následně klikněte dole na této stránce na „jen uča osob“ na řádku „Export seznamu vybraných osob do souboru (jen uča osob např. pro ruční vložení do pole „Komu:“ v aplikaci pro odeslání e-mailu)“.

Poté přejděte do aplikace pro běžné odesílání pošty

Dále otevřete ve svém počítači soubor s čísly učo obesílaných osob, sloupec čísel zkopírujte (např. Ctrl+C) a vložte (Ctrl+V) do pole „Komu:“ (pokud chcete, aby adresáty všichni příjemci dopisu viděli) nebo do pole „Skrytá kopie:“ (pokud chcete, aby se adresáti navzájem neviděli). Vepište text dopisu, přiložte přílohy a dopis obvyklým způsobem odešlete.

Exportovaný seznam lze také importovat do aplikace Skupiny osob → Import seznamu osob do skupiny, použijte v případě, že potřebujete nějakou skupinu studentů použít jako pojmenovanou Skupinu osob.

Nutnost kopírovat uča ze souboru je zavedena záměrně, aby bylo odesílateli odesílání takové zprávy ztíženo, protože symetricky může být ztíženo i přijetí hromadného e-mailu s přílohami příjemcům, jak bylo popsáno v prvním odstavci.

Do této složky se ukládají kopie některých zaslaných zpráv. Jedná o některá sdělení automaticky zasílaná Informačním systémem a o zprávy zaslané studijním odddělením nebo vyučujícími (pokud vyučující u zprávy označil, že se má archivovat). Zprávy uložené ve složce Archivovaná sdělení se nezapočítávají do kvóty velikosti mailboxu.

Se složkou nelze manipulovat (mazat z ní zprávy). Složka slouží k možnému pozdějšímu prokázání či prověření, že vám určité sdělení bylo doručeno a jaký byl jeho přesný obsah.

Ne, to zjistit nelze. Můžete se však podívat, kdy přibližně byl adresát naposledy přihlášený v IS VŠEM. Po vyhledání adresáta (jen pokud je uživatelem IS VŠEM) v aplikaci

najdete na kartě Profil údaj, kdy přibližně byl naposledy v IS VŠEM. Na jeho Osobní stránce též zjistíte, zda si poštu přesměroval na jinou adresu.

Pokud zašlete dopis uživateli IS VŠEM, který se vám vrátí zpět s chybovým hlášením o nedoručitelnosti, nejčastější příčinou (dá se vyčíst z onoho chybového hlášení) bývá:

špatná adresa, na kterou je pošta přesměrována

V tomto případě je nutné chybné přesměrování zrušit. K tomu mají oprávnění tito pracovníci. Vyberte oprávněnou osobu dle vaší fakulty nebo nejbližšího pracoviště, přepošlete mu dopis s chybovým hlášením a žádostí o zrušení přesměrování. Oprávněné osoby mohou doručit dopis do správné schránky adresáta lokálně.

vyčerpaná kapacita schránky adresáta

V tomto případě se poštovní server pokusil promazat adresátovu složku „Spam + virus“, avšak uvolněná kapacita schránky adresáta pro doručení vašeho dopisu nebyla stále dostatečná.

Ano, IS VŠEM smaže nepřečtené zprávy v příchozí poště po jednom roce od doručení, pokud se v tomto období uživatel nepřihlásil do IS VŠEM nebo nečetl zprávy jiným způsobem (např. pomocí služby IMAP).

ISMail server slouží zejména k rozesílání hromadných dopisů, které typicky nemají úřední charakter. Tento alternativni e-mailový server byl navržen pro efektivní zpracování velkého množství dopisů zasílaných na domény mimo email.vsem.cz.

Ano, všem uživatelům IS VŠEM, kteří nemají žádné nevyřízené závazky vůči univerzitě, zůstává poštovní schránka plně funkční.

Složka spam se vytvoří společně s prvním příchozím e-mailem, který bude vyhodnocen jako spam.